El sendero hacia un ERP para la pequeña empresa –segunda parte: la evaluación
Gabriel Gheorghiu - Junio 8, 2010

Primera parte: la investigación

Página 1 de 2

Free Software Comparison For a fast, free comparison of business software solutions best suited to your organization's needs, click below to visit TEC's Software Evaluation Center. Click Now for Your Free Software Comparison

- Printer friendly - - - Get newsletter! Related Book Rate this article -     + 0 Article has not been rated

Algunos pasos importantes en esta fase incluyen:

• Recopilar y priorizar los requisitos
• Transformar los requisitos en un modelo de decisión
• Publicar su petición de información (RFI)
• Recolectar las respuestas de los proveedores al RFI
• Realizar cualificaciones preliminares para crear una lista de proveedores de ERP
• Validar y analizar las respuestas al RFI
• Crear una lista jerarquizada de proveedores de sistemas ERP

Crear sus peticiones de información (RFI) y de propuesta (RFP)

La base de cualquier decisión de compra de un sistema de software son los criterios utilizados para definir las necesidades de la empresa, dependiendo de sus características específicas. La herramienta más comúnmente utilizada para ello es un RFI, la cual es la mejor forma de pedir información sobre las ofertas de un proveedor. Algunos proveedores de software y empresas que prestan servicios de selección ofrecen plantillas de RFI con más o menos detalles. Estas plantillas estan generalmente predefinidas, dependiendo de la industria y el tipo de software requerido. Usted puede usar una de estas plantillas como un buen punto de partida ya que le reducirá el tiempo que toma identificar las funcionalidades disponibles en su sistema de software particular. Bien sea que utilice una plantilla o no, es una buena idea adaptar y organizar los requisitos funcionales de forma que los proveedores puedan responder a sus necesidades únicas.

Una pequeña empresa en búsqueda de una solución de software puede crear su propia jerarquía de criterios. Ello se puede realizar internamente o con la asistencia de consultores para la selección de software. Dependiendo de sus necesidades, un RFI puede tener centenares o miles de criterios. Usted quiere que su RFI sea exhaustivo para que pueda satisfacer todas sus necesidades. Usted siempre puede decidir si determinar algunas funcionalidades ERP como "sin importancia" más adelante en el proceso.

Empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse en la medida en que se necesite, es probablemente la mejor opción para las empresas pequeñas. Una lista de las principales actividades (como se describió arriba) es la estructura sobre la cual usted puede construir su propia jerarquía detallada de criterios funcionales para ERP. Los consultores y los proveedores de software pueden en ocasiones utilizar RFI/RFPs existentes y adaptarlos a sus necesidades. Tenga en cuenta que los proveedores y consultores que implementan productos específicos, querrán presentar sus fortalezas y minimizar cualquier aspecto que pueda ser insuficiente para sus requisitos. Es mejor crear su propio RFI independientemente de un proveedor.

No entre en detalles que usted no necesita, especialmente si su empresa es pequeña. Tener una lista de criterios que usted no necesita puede ser tan malo como no tener lista, ya que los proveedores estarán licitando en su proyecto por cosas que usted no quiere a un costo elevado. Y recuerde priorizar (necesario versus importante versus sin importancia, etc.).

La mayoría de los proveedores tienen las principales funcionalidades y muchas veces la diferencia entre ellos no es muy obvia. No existe una regla general que usted pueda utilizar para hallar dichas diferencias, pero ellas dependen normalmente de la industria a la cual usted pertenece o las características especificas de su empresa. Adicionalmente, un muy buen producto puede no tener algunas de las funcionalidades que son críticas para sus necesidades. Asegúrese de evaluar cuidadosamente las respuestas a su RFI por parte de los proveedores.